Per Brief, per E-Mail oder über Apps und Online-Kundencenter: Dokumente finden auf vielen Kanälen den Weg nach Hause. Und wenn man sich nicht um sie kümmert, stapeln sie sich analog in Ablagen, auf Loseblattstapeln sowie digital in Mailpostfächern und auf dem Desktop. Spätestens wenn die Frist für die Steuererklärung naht oder man nach knapp zwei Jahren wissen möchte, ob die defekte Waschmaschine noch in der Gewährleistung ist, rächt sich diese Nichtstrategie. Wohl dem, der seine Dokumente an einer zentralen Stelle verwahrt, bestenfalls digital und gut durchsuchbar.
Die hierarchische Ordnerstruktur eines Dateisystems ist dafür weniger geeignet, als man zunächst annehmen mag: Gehört die Waschmaschinenrechnung in den Ordner Dokumente/Steuer/2024 oder in Dokumente/Rechnungen/Haus/2024? Besser geeignet, um Dokumente nicht nur abzulegen, sondern auch wiederzufinden, sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS). In solchen kann man unter anderem virtuelle Etiketten (Tags) an Dokumente anheften, außerdem gibt es eine Volltextsuche und diverse Suchfilter. Einige kommerzielle Dokumentenmanagementsysteme können genau das leisten. Der große Haken: Viele DMS verstecken alle Dokumente, die man in sie hineinwirft, in ihren Datenbanken, aus denen man sie nicht so leicht wieder herausbekommt. Wenn der Anbieter das Produkt einstellt oder die Preise ändert, ist Umzugsstress garantiert.
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Das geht auch anders: Wer sich etwas Heimserververwaltung zutraut, bekommt auch ganz allein mit kostenloser Open-Source-Software eine Dokumentenverwaltung, die für Privatnutzer und kleine Firmen kaum Wünsche offen lässt. Keine Abo-Modelle und volle Kontrolle über die Daten, die auf einem Mini-Server, auf einem Raspberry Pi oder einem NAS ihr Zuhause finden. Großer Beliebtheit unter Dokumentenarchivaren erfreut sich das Projekt paperless-ngx, die Weiterentwicklung von paperless-ng, das wiederum die Arbeit von paperless fortsetzt.
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By default, paperless stores your documents in the media directory and renames them using the identifier which it has assigned to each document. You will end up getting files like 0000123. pdf in your media directory.
You can start going paperless by embracing technology. Start new good habits by not printing out documents and using an electronic signature tool like DocuSign eSignature to get documents signed online. Start storing your documents in the cloud using Microsoft OneDrive, Google Drive or Dropbox.
Use scanning tools to go paperless. Use a document scanner or scanning apps to scan notes, documents, images and more so they're all in one digital location. ...
Use online faxing services to go paperless. ...
Use a document management solution to store your paperless documents.
Simply put, going paperless means significantly reducing — or completely eliminating — the use of physical copies of documents in a business context, exchanging printed pages for digital documents, especially in internal processes.
STEP 1: Go to the website https://www.paperlessemployee.com/populus STEP 2: Click the Create Account button on the right-hand side of the screen. STEP 3: Enter your Employee ID (provided to you by Populus Group), Social Security Number, and your Date of Birth. Then, click Authenticate & Create Account.
What's the difference between Papermerge and Paperless-ng/Paperless-ngx? They are similar in many aspects. Compared to Papermerge, Paperless-ngx follows minimalist approach. Papermerge offers more complex features like multi-user, folder structure, document versioning, page management (split, merge, delete, rotate).
To change the configuration, either edit the JSON configuration directly from the dashboard in Docker Desktop, or open and edit the file using your favorite text editor. To see the full list of possible configuration options, see the dockerd command reference.
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